Warum Coworking Spaces von Mobile Access profitieren

Coworking Spaces x Tapkey

Die Digitalisierung ist überall präsent und verändert nicht nur unseren Alltag, sondern ganze Branchen. Daher suchen Unternehmen nach intelligenten Lösungen, um ihre Prozesse weiter zu verbessern und die Bedürfnisse ihrer Kunden zu erfüllen. So auch Shared Workspaces und Coworking Spaces. 

Die richtige Zutrittslösung für den eigenen Coworking Space zu finden, kann schwer sein. Einige Coworking Spaces, wie das Basis08,  Coworking Space Lehrte, Space Hannover, WORQS und viele mehr, haben Tapkey bereits im Einsatz und vertrauen darauf. Ein wesentlicher Grund ist die einfache Handhabung. Im Gegensatz zu Schlüsselkarten, hat man das Mobiltelefon schließlich fast immer dabei. Überzeugt euch selbst von den Vorteilen.

1. Effiziente Verwaltung

Mit Tapkey ist der Aufwand für die Verwaltung der Schlüssel wesentlich geringer, da sich Zutrittsberechtigungen auf Knopfdruck vergeben und entziehen lassen. Über die App oder das Webportal können Zutrittsberechtigungen an neue Coworker online vergeben werden, unbegrenzt oder temporär. Ganz individuell – je nachdem, wie lange der Vertrag des Coworkers läuft. Die flexiblen Zugangsmöglichkeiten für unterschiedliche Personengruppen vereinfachen das Managen eines jeden Coworking Spaces. 

Frank Haupt, CEO des Space Hannover erfreut sich ebenfalls an der einfachen Schlüsselverwaltung: „Zuvor musste ich Schlüssel vervielfältigen und genau dokumentieren, wem ich welchen Schlüssel gegeben habe. Durch den elektronischen Zugang entfällt die Vervielfältigung der physischen Schlüssel und die ganze Schlüsselverwaltung ist viel einfacher geworden, da ich in meiner App sehe, wer welchen Zugang hat.“

Mit einer digitalen Zutrittslösung ist es möglich, Zutritt rund um die Uhr anzubieten, ohne dauerhaft anwesend zu sein. Nichtsdestotrotz kann für bestimmte Fälle auch zeitlich begrenzter Zutritt vergeben werden. 

2. Zeit und Geld sparen

Da es keine fixen Bürozeiten in einem Coworking Space gibt und auch die dort arbeitenden Personen häufig wechseln, stellt sich die Frage nach einer smarten Zutrittslösung. Immerhin ist das ständige Anfertigen von Ersatzschlüsseln nicht nur mühsam, sondern auch kosten- und zeitintensiv. Die Schlüssel müssen nicht nur an neue Mitglieder vergeben, sondern nach Ablauf der Vertragslaufzeit auch wieder eingesammelt werden. Das Problem wird verstärkt, wenn ein Anbieter mehrere Standorte betreibt. Lästige Schlüsselübergaben fallen weg. 

„Ich muss keine physischen Schlüssel mehr ausgeben und die Gefahr von verlorenen Schlüsseln ist reduziert. Ich kann Personen auch einen Zugang tageweise gewähren, ohne dass ich selbst anwesend sein muss um jemanden rein zu lassen.“, bestätigt Frank Haupt.

Coworking-Betreiben können mit ihrem Tapkey Schließsystem bei Bedarf einen Betrieb “ohne Rezeption” einrichten. Dadurch sind die Räume für berechtigte Nutzer rund um die Uhr zugänglich, wobei nur ein geringer Personalaufwand notwendig ist. Eine smarte Zutrittskontrolle ist für alle Coworking Spaces sinnvoll – unabhängig von deren Größe. Auch bei wenigen Türen und vielen Mitgliedern rentiert sich Tapkey bereits.

3. Sicherheit geht vor

Das Schlüsselmanagement von Coworking-Spaces mit hoher Fluktuationsrate bietet Potenzial für Chaos und Unsicherheit. Schlüssel, die kopiert und verloren werden, gefährden die Gebäudesicherheit und sind mit zusätzlichen Kosten verbunden. Der Verzicht auf physische Schlüssel räumt dieses Sicherheitsrisiko aus der Welt. 

Daniel Ruther, Inhaber des Coworking Lehrte betont außerdem noch einen weiteren Sicherheitsaspekt: „Jeder Zutritt wird protokolliert und möglicher Diebstahl wird dadurch reduziert. Da im Coworking Space teure Geräte stehen und unterschiedlichste Leute ein und ausgehen, brauchen wir hier einfach die Sicherheit.“

Prinzipiell gilt: Die Smartphone Keys werden individuell für jedes einzelne Gerät vergeben und nicht wiederverwendet. Somit sind die Schlüssel beschränkt gültig, und können jederzeit widerrufen werden. Tapkey verfügt über mehrere Sicherheitsebenen. Wir verwenden SSL/TLS-Verschlüsselungsprotokolle für die Datenübertragung. Zutrittsberechtigungen werden im Tapkey Trust Service gespeichert, um bestmögliche Sicherheit zu gewährleisten. 

4. Transparente Nutzung

„Durch die digitale Zutrittskontrolle können wir zentral steuern, wer wann durch welche Tür gehen darf. Dies ist deutlich einfacher und sicherer als mit konventionellen Schlüsseln.“, sagt Daniel Ruther und spricht einen weiteren Vorteil an.

Coworking-Betreiber profitieren dank einer mobilen Zutrittskontrolle von einem automatischen Tracking aller Zutrittsaktivitäten. Das Schlüsselmanagement ist trotz hoher Nutzerfluktuation gleichbleibend transparent. Community Manager wissen immer, wer wann zu welchen Türen Zutritt hat und behalten die Schlüsselhoheit.

„Tapkey vereinfacht meine Administration. Ich kann mobile Zutrittsberechtigungen an Coworker vergeben und weiß genau, wann wer im Coworking Space war. Ideal für die Abrechnung der FlexDesks.“, sagt Wolfgang Millner, CEO von Basis08. Zum kompletten Interview, geht es hier entlang.

Ob 24/7 Zugang oder Berechtigungen an bestimmten Tagen: Für jeden Mitarbeiter oder Gast kann der Zutritt minutengenau festgelegt werden.

Auch Iris Mayr, Geschäftsführende Gesellschaftlerin des Hauptplatz23 betont: „Unbegrenzt vielen Personen einen kontrollierten Zutritt, schnellstmöglich geben zu können. Und dies jederzeit widerrufbar. Protokollierung dieses Zutritte und vergleichsweise einfache Verwaltung – was immer wichtig ist bei der Beurteilung auch im Hinblick auf die laufenden Kosten.“

5. Automatisierung durch Integration

Über die API-Schnittstelle kann die Technologie in andere Managementsysteme und Tools implementiert werden. Cobot, eine Coworking Management-Software hat dies bereits getan. 

„Tapkey bietet nicht nur eine sichere Lösung für die Vergabe von Zutrittsberechtigungen, sondern versteht auch die Bedeutung einer nahtlosen User Experience.“, sagt Kristina Schneider, CPO bei Cobot, über die Integration in einem Interview mit uns. 

Dank der Integration können Betreiber nicht nur Zutrittsrechte vergeben, sondern auch Buchungen im Space automatisiert abrechnen.

„Durch die Anbindung an unsere Verwaltungssoftware ist das Vergeben und Entziehen von Berechtigungen ein homogener Prozess, um den sich der Coworking Host vor Ort nicht mehr kümmern muss. Schlüssel müssen nicht nachgemacht und zurückgegeben werden. Auf Wunsch kann ich den Zugang zu einzelnen Räumen auch an die temporäre Buchung eines Meetingraums koppeln. Das ist schon sehr komfortabel.“, sagt Tobias Kollewe, CEO der cowork AG.

Neben einer App bietet Tapkey ein Ökosystem von Schließprodukten unterschiedlicher Hersteller. Dadurch können Coworking-Space-Betreiber nicht nur Zutritt zu ihren Räumlichkeiten managen, sondern weitere Services wie Schließfächer oder gar ein Pool Car anbieten. Zusätzlich dazu kann natürlich auch der Zutritt für Dienstleister wie Reinigungsfirmen äußert effizient gewährleistet werden. 

„Digitale Zugangskontrolle halte ich für Coworking-Spaces unabdingbar. Zum einen können so wesentliche organisatorische Prozesse auf Betreiberseite vereinfacht werden. Auf Nutzerseite steht das Mehr an Flexibilität in der täglichen Nutzung. Die Effekte kommen in kleinen wie großen Spaces zum Tragen.“, fasst Tobias Kollewe zusammen.